Dijital Ofis "DO" Ortaya Çıkışı
Yazılım ekiplerinin müşteriler ile iletişimi her zaman çok fazla olmaktadır. Müşteri tam olarak nasıl bir ürün istediğini anlatır. Yazılım ekipleri müşteriyi dikkatlice dinler, önerilerde bulunur, müşterinin istediği ürün için analiz yapar ve müşteriye analiz sonucunu ve yazılımın bütçesini sunar. Bu süreç sonrasında müşteri, hizmeti alıp almayacağına karar verir.
Yukarıdaki anlattığım teklif süreci açısından aslında çok doğru gibi görünebilir. Ancak burada çoğu zaman gözden kaçırılan bir durum söz konusudur: Bu süreç zarfında geçen zamanın her iki taraf için de çok değerli. Bu değerli zamanı uzun ve onaylanmayan bir teklif sürecine harcandığında maalesef her iki taraf için de büyük bir zarar oluyor.
Müşterileri adaylarımızın tarafımızla yaptığı teklif görüşmelerini daha doğru yönetebilmek ve her iki taraf için de doğru şekilde sonuçlandıracak şekilde planlamak için do.earge.com’u hayata geçirdik.
"DO" Nedir ?
"DO" EARGE’nin potansiyel ve hali hazırda olan müşterileri ile olan görüşmelerinin planlamasını sağlayan, yapılan online görüşmelerin kaydını tutan ve bu toplantı kayıtlarını iki tarafın da rahatlıkla dilediği zaman izleyebilmesini sağlayan, müşterilerin açtığı destek taleplerini tek panelden yönetebilmeyi sağlayan bir platformdur.
EARGE ekibi olarak teklif süreçlerindeki zaman kaybının yaratmış olduğu maliyeti en aza indirmek için do.earge.com üzerinde şu şekilde bir yol izliyoruz:
- Müşteri yaptırmak istediği proje hakkında ön bilgiyi sisteme girer.
- Yapacağı görüşme için EARGE’nin uygun olduğu tarihler arasından seçim yapar.
- Yapacağı görüşmenin süresini maksimum 15 dakika olacak şekilde belirtir.
- Görüşme takvime alınır ve 15 dakika görüşme ile "Ortalama Teklif" müşteriye kısa sürede sunulur.
Görüldüğü üzere süreç böyle olduğunda herhangi bir sorun yoktur. Ancak yaşadığımız bazı ütopik örneklerde, bazen 1 iş günümüzü harcayıp birçok faydalı bilgi paylaşmamız sonrasında maalesef ki bazen hiç de makul olmayan gerekçeler ile tekliflerimizin onaylanmadığına şahit olduk.
İşte bu nedenle artık "Ortalama Teklif" dışında kalan, uzun görüşme gerektiren tüm çalışmalarımızı "Danışmanlık Hizmeti" olarak isimlendirmeye karar verdik.
15 Dakika Üzeri Görüşme
İşte fark burada başlıyor. Yaptığımız toplantılardan şunu anladık ki, aslında bir şirkete "Ortalama Teklif" vermemiz için 15 dakikalık bir görüşme çok yeterli bir süre. Ortalama teklifin amacı ise, genelde şirketin bu işe ayırdığı bütçe skalasına göre çalışıp çalışamayacağımızı anlamak amaçlıdır.
15 dakika görüşme sonrası, bir projenin örneğin X-Y aralığında olacağını öngördüğümüz bir teklif sunabiliriz. Böylece müşterini ayırdığı bütçe X bütçesinin çok çok altında ise bu durumda zaten diğer detayları konuşmak çok anlamlı olmayacaktır.Çalışma ihtimaliz olmadığı halde bütün proje detaylarını öğrenmemize gerçekten gerek yoktur.
Eğer X'e yakın ise de bu durumda da zaten belki biz bir indirim yapabiliriz, veya müşteri öngöremediği özelliklerden dolayı aslında önerdiğimiz aralıkta olmasını kabul edebilir. Belki de müşteri Y'nin çok üzerinde bir bütçe düşünüyordu, bu durumda da bize demekki aktarılan kısmı yeterli olmamış olabilir ve daha detaylandırmak için bir çalışma başlatmak gerekecektir.
Belki 2-3 saaat görüşmeler yapmamız, sonrasında ayrıntılı saatlerimizi ayırıp teklif sunduğumuz ve bazen tek bir teklif sunabilmek için toplamda 1 iş günü ayırdığımız çalışmalarımız sonrası, teklif onaylanmadığında kaybolan zamanımızın hiçbir geri dönüşü olmaması ile başbaşa kalıyoruz.
Aslında müşterinin çok daha ekonomik bir beklentisi olduğunu gördüğümüzde her 2 taraf için ciddi bir zaman kaybı olduğunu görmek çok üzücü oluyor.
Ellbette burada müşteri adayımız için 1 iş günü ayırıyoruz ve deneyimlerimizi paylaşmış oluyoruz. Yani paylaştığımız bilgilerin her biri müşterimiz için yol gösterici birer faydalı bilgi olarak kendisinde kalmaktadır.
Bu nedenle artık "Ortalama Teklif" için her müşteri adayımızın sadece 15 dakikalık bir süreci olacaktır. Bu süreyi aşan her görüşme ve teklif süreci bizim için "Danışmanlık Hizmeti" kapsamına girmektedir. Bu süreci de tamamen do.earge.com üzerinden, istenildiği kadar süre seçilerek ücretli şekilde bizlerden görüşme talep edilebilecektir.
Elbette burada niyetimizi müşterimiz ile görüşme yaptığımız için ücret almak değildir. Bu nedenle de eğer görüşme süreci tamamlandığında, proje teklifimiz onaylanırsa, proje bedelinden bu süreçte ödenen "Danışmanlık Hizmeti" tutarı proje bedelinden düşülecektir.
Özetle, 2 tür teklif alma sürecine sahibiz;
1- 15 Dakika Görüşme ve Ortalama Teklif
- Müşteri nasıl bir proje istediğine dair bilgi verir.
- EARGE ekibi müşteriye özet şekilde sorularını sorar ve notlarını alır.
- Anladığı şekliyle görüşme esnasında projenin genel kapsamını özetler, ek olarak da müşterinin aslında talep etmediği ancak müşterinin ihtiyacı olabilecek olan şeyleri önerir
- Teklif tutarı iletilir ve müşterinin yanıtlaması beklenir
2- Detaylı Görüşme ve Net Teklif
Bu seçilirse müşteri için harcayacağımız görüşme süreci ücretli olacaktır.
- Müşteri ne istediğine dair proje hakkında bilgi verirken yaptığı iş hakkında çok geniş bir bilgi paylaşır ve daha önceki yazılımcı ekiplerle yaşadığı sorunlardan bahseder.
- EARGE ekibi müşteriyi dinledikten sonra kendi edinmiş olduğu know-how’ı da müşterinin talep ettiği proje yansıtarak teklif sunar.
- Müşteri teklif sürecini onaylar veya reddeder.
Müşterinin teklifi onayladığını varsayar isek bir problem zaten yok ancak burada teklifin onaylanmaması veya teklif onay sürecinin çok uzun olması durumu da mevcut. Olumsuz durumlar olması durumunda, EARGE olarak müşteri tarafındaki bu süreci beklerken yapılan planlamanın yeniden şekillenmesi de gerekiyor. Bu süreç için daha birçok şey sayabiliriz. Sözün özü bu zaman kaybının önüne geçmeli ve işlerimizi planlarken olabildiğince düşük kayıplarla bu işi yapmalıyız.
Bu projenin ortaya çıkışı yukarıda saydığım birçok olumsuz durumun meydana gelmesiyle oldu. Müşterilerimiz ile olan süreci daha verimli şekilde planlamak ve aynı zamanda EARGE ekibi olarak katma değeri yüksek işler yapmak adına bu çalışmayı hayata geçiriyoruz.
Projenin geliştirme ekibinde yer almak ve ekibimiz adına zaman planlamamızı çok daha iyi yapacağımızı bilmek beni mutlu ediyor.
Bir sonraki yazımızda görüşmek üzere…